Vertrouwenspersoon

Maart 2022

Mevrouw Brigitte de Jong heeft mij, Theo van Gerdingen, via een medewerker van het VIP (Vrijwilligers Informatie Punt) benaderd en gevraagd om eens te praten over de rol van VP en of ik daarvoor eventueel beschikbaar zou zijn. Op 22 februari hebben we kennisgemaakt en wederzijdse ervaringen uitgewisseld. Na enige bedenktijd van beide kanten heeft een vervolggesprek plaatsgehad met 2 heren van het bestuur (Wout Voorthuyzen en Eric Kampinga) d.d. 16 maart. Het gesprek werd van beide kanten als prettig ervaren. Afgesproken werd dat Theo een kader zou schetsen waarin vermeld hoe hij de rol binnen het Hospice zou willen invullen en hoe dit zou kunnen passen binnen de organisatiestructuur.

Even voorstellen, wie is Theo van Gerdingen?
Ik ben in 1956 in Rotterdam geboren en getrouwd met Wieneke. We hebben 2 dochters van inmiddels 37 en 3 kleinkinderen, allemaal wonend in Lansingerland. In 2016 ben ik gestopt met werken en omdat ik bij mijn werkgever al actief was als Vertrouwenspersoon ben ik een opleiding gaan doen tot Mediator met als specialisatie Arbeidsmediation (2016-2017). Vervolgens heb ik een verdiepingsslag gemaakt middels een vervolgopleiding voor Vertrouwenspersonen (2017).
In 2016 ben ik begonnen met vrijwilligers werk via het VIP in de rol van coach voor vrijwilligers. In 2017 ben ik gevraagd door het VIP om Vertrouwenspersoon te worden voor alle vrijwilligers van het VIP. In 2018 is Welzijn daaraan toegevoegd. Ik ben lid van de LVV (Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen). Tot slot maak ik deel uit van een Intervisiegroep van het St. Franciscus-Vlietland ziekenhuis.<br/> 

De rol van een Vertrouwenspersoon in zijn algemeenheid, verschil Integriteit en OO.
In de wereld van VP’s wordt onderscheid gemaakt tussen een VP Integriteit en een VP Ongewenste Omgangsvormen. In de situatie bij het Hospice is sprake van een VP OO en dus niet van Integriteit. Bij deze vorm (Integriteit) is er sprake van dat één individu een hele organisatie aanklaagt. Bij Ongewenste Omgangsvormen is er meestal sprake van één melder die een kwestie heeft met één andere persoon in de organisatie. Hier kan van alles spelen. Denk aan pesten, discriminatie, uitsluiten, dreigen, en in (zeer) ernstige situaties geweld of sexuele intimidatie en ongewenst gedrag.

De rol van een Vertrouwenspersoon OO binnen Hospice Lansingerland.
In de situatie bij het Hospice Lansingerland is er een manager en een Bestuur en voor zover mij bekend ca. 80 vrijwilligers. Zoals in elke organisatie, groot of klein, kunnen zich situaties voordoen waar medewerkers of vrijwilligers mee zitten en in alle vertrouwelijkheid en rust over willen praten. Mijn ervaring is dat in wel 80% van de gevallen het bieden van een luisterend oor al voldoende is om de angel uit het voorliggende probleem te halen. Een VP is gehouden aan geheimhouding maar kan zich in een uiterste kwestie niet beroepen op het verschoningsrecht.
De melder zal zelf altijd de regie blijven houden. De VP staat naast de melder en niet erachter of ervoor. Daarbij moet vermeld worden dat een VP geen rechercheur is en derhalve niet aan waarheidsvinding doet!

Afbakening.
Naar aanleiding van de 2 gesprekken die hebben plaatsgevonden stel ik mij voor dat de VP zich opstelt als een “externe VP”, zoals dit ook vaak het geval is in het bedrijfsleven of (semi)overheid.
1. De VP is er voor iedereen binnen de Hospice organisatie, vrijwilligers, manager en bestuur.
2. De VP is zelf vrijwilliger en er is dus geen sprake van een bezoldiging. Er kan dus geen enkele schijn van partijdigheid zijn.
3. VP is hieruit voorvloeiend niet aanwezig bij “personeels activiteiten zoals uitjes oid”.
4. Gesprekken tussen melder en VP vinden niet plaats op de locatie van het Hospice (zie verder).

Communicatie.
1. Meestal is er sprake van een prikbord, personeelsblad, intranet of website waar de gegevens van de VP te vinden zijn en hoe hij/zij is te bereiken. In onze gesprekken kwam ook naar boven om een filmpje te maken. Meerdere opties zijn vind ik wenselijk. VP zou het ook fijn vinden om zich voor te stellen bij een personeels/vrijwilligers overleg omdat ik ook de mensen een beetje wil leren kennen (cultuur/sfeer e.d.). Dit werkt drempelverlagend. VP’s doen ook aan voorlichting.
2. Gesprekken tussen een melder en VP vinden nooit bij mensen thuis plaats. Een goede optie zou zijn Ontmoet! in Bergschenhoek (Bieb), de Tuinen in Bleiswijk of de Hergerborch of bieb in Berkel. Een gesprek met een kopje koffie in een restaurantje zou ook een optie kunnen zijn.
3. Er dient een mailbox geopend te worden waarnaartoe men een berichtje kan sturen om contact te leggen met de VP en een afspraak te plannen. Alleen de VP mag daar toegang toe hebben. De inlogcode etc kan in een gesloten enveloppe worden bewaard voor het onverhoopte geval er met de VP iets gebeurt.
4. De VP maakt een jaarverslag en richt dit aan de directie en het bestuur. Het jaarverslag is vertrouwelijk en geanonimiseerd. De VP heeft hierin ook een signaal en adviesfunctie.
5. VP adviseert om (indien nog niet aanwezig) een gedragscode op te stellen zodat een ieder in de organisatie weet “hoe we wel en niet met elkaar omgaan”.

Indien geïnteresseerden meer willen weten over Vertrouwenspersonen, taken enz. verwijs ik graag naar:
1. De LVV: www.lvvv.nl
2. Ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid: www.rijksoverheid.nl